L’innovation dans les intranets, c’est bien. Le faire, c’est mieux. Même modestement. Tous les cahiers des charges font désormais les gorges chaudes du collaboratif, de l’innovation ascendante, des outils transversaux. Malheureusement, au moment de la mise en oeuvre, on tombe bien souvent des nues.
Le schéma est quasi systématiquement le même. Tout commence par un cahier des charges qui vous explique que le web 1.0, on va laisser ça à mère-grand, que le web 2.0, de toute manière, personne n’a jamais vraiment bien compris ce que c’était, alors autant passer au web 3.0 et de toute manière le président a lu ça dans Metro alors si l’intranet est pas web 3.0, ça passera pas.
Soit. On hésite même à faire du web 3.5 histoire de bien enfoncer la concurrence mais on se dit que le subterfuge pourrait faire long feu. Alors, va pour le web 3.0 même si on a l’impression de manquer de respect à Tim Berners-Lee à chaque fois qu’on emploie le terme.
Surtout, le nouvel intranet va révolutionner la structure car il va décloisonner, il va innover, il va créer du lien et du liant. A grands coups de paquets IP il va abattre ces cloisons que d’austères zélotes du silotage avaient bâtis entre des services pourtant si proches comme la DSI, les RH et les Parcs et Jardins. Autant dire que ça sent le piège.

Modestement et sur la pointe d’un PowerPoint, on aura pris soin, lors d’une soutenance réglée comme du papier à musique, de glisser quelques menus avertissements. Attention, la boîte à bonnes idées ne sert à rien si elle n’est pas suivie d’effets. Attention, il faut que tout cela soit bien préparé : quel processus de traitement des idées ou projets qui vont naître grâce aux outils proposés ? Quelles responsabilités pour les porteurs de projet ? Quel temps peut y passer un agent par rapport à sa mission première ? L’outil est bien secondaire par rapport à la conduite du changement, par rapport à la préparation en amont.
Celles et ceux qui répondent à des appels d’offres ou compétitions savent à quel point une soutenance est un moment à part. On y travaille parfois depuis des semaines et enfin, on a droit à ces quelques minutes ou quelques heures pour convaincre et rapporter plusieurs mois de travail. Un mot de travers et zou, terminé. Comment oser dire à ce moment là que le projet est peut-être un peu parti de travers, que, peut-être le consultant qui a assuré l’accompagnement devrait un peu plus souvent cultiver son jardin et se pencher sur la vraie vie d’un webmaster d’intranet avant de recommander l’équipement en tablettes 3G pour consutler des vidéos de formation continue auprès d’un public qui à l’heure actuelle n’a même pas de poste informatique, pas plus que de téléphone portable professionnel. Oui, comment ? Comment jouer Cassandre quand on doit rassurer, vendre du rêve, du plus, du mieux fait, plus ambitieux. Comment faire comprendre que l’on tique non pas parce que l’on ne sait pas faire mais que, justement, l’ayant fait, on sait que c’est mal parti ? On le fait difficilement et on part aussi du principe que le client dit vrai. Et, au fond, si c’est bien le cas, on le tient enfin notre intranet ambitieux, notre véritable outil au service du changement. Gloria mundi. On va y arriver, fastoche.

Vous ressortez alors de votre soutenance heureux comme un cul de bébé. De retour à vos chères études, vous faites un complément de réponse. Vous proposez toutes ces idées d’outils innovants que vous avez dans les tiroirs depuis des années. Pour certains, vous pouvez même produire des spécifications fonctionnelles étant donné, que, dans d’autres projets, vous êtes déjà allé jusqu’à les faire valider ces spefs. Malheureusement, lors d’un Comité de Pilotage de sombre mémoire, ceux-là même qui vous reprochaient de faire du web à papa, voyant arrivent cet outil du Démon, vous ont demandé de bien vouloir reprendre votre copie et d’aller emballer le poisson avec.
Vous envoyez donc vos trente pages d’outils collaboratifs, de module de consultation permanente, de moteur de création de projet et vous attendez la suite en croisant les droigts.
Et vous gagnez la compet. Joie bonheur. Vous demandez quelles sont les options innovantes qui ont été retenues.
Toutes.
Toutes vous dis-je.
Ca y est, vous l’avez votre intranet collaboratif. Non, pas juste un forum. Un véritable intranet collaboratif.

Passons sur les ateliers, tout va bien, arrive la validation des spefs et les vraies questions. Qui va pouvoir utiliser ces espaces collaboratifs ? Qui va pouvoir se servir du moteur de création de projet ? Est-ce que tout cela va être modéré.
Ami lecteur, si tu as en face de toi un prestataire qui te présente un outil dont tu ne veux pas, voici une liste non exhaustive des excuses que tu pourras avantageusement utiliser. Tu noteras que certaines sont sans appel et ne te demandent même pas de te justifier et font appel à des arguments que l’on ne peut pas te contester. Oui, d’autres avant toi furent bien inspirés pour nous couper l’herbe sous le pied.
- On ne peut pas laisser les vannes ouvertes. Tout cela doit être modéré. Or il n’y a personne pour modérer. Donc on ne peut pas mettre cet outil à disposition.
- Qui aura la responsabilité de ce qui sera publié ? Pas moi. Donc personne de mon service ne contribuera.
- Mes agents sont déjà débordés. Ils ne peuvent pas prendre cette charge de travail en plus.
- Mes agents ne sont pas formés. Ils ne pourront pas prendre l’outil en main. On ne peut pas l’ouvrir. Les former ? Non, c’est notre gros rush de l’année.
- Qu’est-ce qu’on va faire de ces idées et proposition ? Nous n’avons rien prévu pour traiter et donner suite. Ouvrir et ne rien faire ensuite décevrait les agents.
- Je ne vois pas pourquoi on mettrait en oeuvre un tel outil, la DSI planche sur le sujet depuis 1 an.
- On ne peut pas lancer quelque chose comme cela, la DRH travaille sur un référentiel depuis 2 ans.
- Il ne serait pas utile de proposer cette solution, ce sera inclus dans la nouvelle version de notre application métier qui doit être installée dans 6 mois.
- Ce système ne peut pas être mis en oeuvre, tous les agents n’ont pas accès à l’intranet, cela ferait concurrence au système actuel et du coup, double traitement.
Généralement, vous passez alors par deux états successifs.
Le premier, une envie de meurtre. Clouer à une porte de grange celui ou celle qui a produit le cahier des charges. Surtout s’il y a eu une AMO, vous mourrez d’envie de lui faire manger ses livres blancs. Plus jamais les livres blancs.
Le second, un vif et piquant découragement. Vous vous sentez comme le Coyote de l’intranet. Il court après le Bip-bip de l’innovation. Sans jamais y arriver. Jamais.

Finalement, ce ne sera pas pour cette fois non plus. Vous ferez un bel intranet de contenu. Avec du web 3.0 dedans.

Dans un prochain billet, je jouerai moi-même à l’AMO et donnerai ma méthode, révolutionnaire bien sûr, pour réussir à mettre en oeuvre des fonctionnalités innovantes au sein d’un intranet.